Reisekosten (Teil 4)

Fahrtkosten

Bei Dienstreisen können auch die Fahrtkosten ersetzt werden. Wer die Aufstellung aller Fahrzeugkosten über ein Jahr scheut, für den wurde ein Pauschbetrag von 0,20 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer festgelegt.

Die Fahrtkosten einer Dienstreise sind abzugrenzen zu den Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Hier muss man bestimmen, wo eine Dienstreise beginnt. Beginnt sie zuhause, dann sind die Fahrtkosten nach Dienstreise-Regelungen anzuwenden. Die Fahrt von zuhause zur regelmäßigen Arbeitsstätte muss hingegen nach den Regelungen für eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, womit nur die Entfernungsstrecke angesetzt werden darf.

Übernachtungskosten

Eine Übernachtung in der Fahrzeugkabine gilt nur dann als Ruhezeit, wenn dieses auch über ein ordentliches Ruhebett für jeden Fahrer verfügt, wie es in der BG-Richtlinie Nr. 136 gefordert wird. Fahrer/innen von Fahrzeugen, die nicht über eine solche Ausstattung verfügen, müssen sich außerhalb des Fahrzeugs - meist in einem Hotel/Motel - erholen.

Sofern der Arbeitgeber die Übernachtungskosten nicht steuerfrei erstattet - was hoffentlich nicht vorkommt - können diese in der Steuererklärung berücksichtigt werden. Hierbei sind allerdings keine Pauschbeträge anzusetzen, sondern die Ausgaben müssen belegt werden. Der Arbeitgeber darf Übernachtungskosten anhand von Pauschbeträgen steuerfrei ersetzen.

Enthält der Übernachtungsbetrag auch die Verpflegung, z. B. Frühstück, Mittag- oder Abendessen, dann sind diese herauszurechnen. Idealerweise wurden die Verpflegung gesondert ausgewiesen, ansonsten wird für ein Frühstück 20 % des maßgeblichen Pauschbetrages und für ein Mittag- oder Abendessen mit jeweils 40 % herausgerechnet. In Deutschland beträgt der Pauschbetrag 20,- Euro.

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Reisenebenkosten

Neben den Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten können bei einer Dienstreise weitere Kosten entstehen, die über die Reisenebenkosten zusammengefasst werden. Diese müssen alle einzeln belegt werden, damit diese geltend gemacht werden dürfen.

Zu den Reisenebenkosten zählen insbesondere die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts, die Kosten für die Straßenbenutzung und den Parkplatz sowie Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen.

Private Aufwendungen zählen nicht zu den Reisenebenkosten. Als Beispiel seien privat Ferngespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV genannt.